Как правильно представиться в телефонном разговоре
Телефонный разговор — это не просто обмен информацией, это важный элемент делового этикета, который может о многом рассказать о вас и вашей компании. 💼 Первое впечатление о человеке складывается в первые секунды общения, и в телефонном разговоре эту роль играет приветствие и представление. 🤝 Давайте разберемся, как превратить эти секунды в вашу персональную визитную карточку, демонстрирующую профессионализм и вызывающую доверие.
- Имя и фамилия: краткость vs полнота 🧐
- «Алло» и «Да» — забытые слова телефонного этикета 📵
- Информативность — ключ к успешному разговору 🗝️
- Кто первый? 🎩 Правила телефонного этикета
- Короткие ответы на частые вопросы (FAQ) 📝
- «Добрый день! Подскажите, пожалуйста, с кем я могу поговорить по вопросу...?»
- «Прошу прощения, я не расслышал ваше имя. Не могли бы вы его повторить?»
- «Всего доброго! Хорошего дня!»
- Заключение 🏁
Имя и фамилия: краткость vs полнота 🧐
Представление по телефону — это баланс между лаконичностью и информативностью. ⚖️ Полное ФИО уместно в официальных случаях, например, при первом обращении к клиенту, деловому партнеру или руководителю. 👔
В менее формальных ситуациях, например, при общении с коллегами или постоянными клиентами, достаточно назвать имя и фамилию.
А вот сокращения имени до уменьшительно-ласкательного варианта допустимы только в неформальном общении с хорошо знакомыми людьми.
Примеры:- Официально: "Здравствуйте, Иван Иванович, меня зовут Петрова Анна Сергеевна, я менеджер по работе с клиентами компании "Х".
- Менее формально: "Добрый день, Иван Иванович, это Анна Петрова, компания "Х".
- Неформально: «Привет, Ваня, это Аня».
«Алло» и «Да» — забытые слова телефонного этикета 📵
«Алло», «да», «слушаю» — эти слова, хоть и привычны, но в деловом этике считаются моветоном. ⛔️ Они создают впечатление спешки, небрежности и не заинтересованности в разговоре.
Вместо этого начните разговор с:- "Добрый день/утро/вечер". ☀️🌙
- "Компания "Х", (имя) у телефона".
- "Спасибо, что подождали, (имя) у телефона, слушаю вас". 🙏
Такое приветствие звучит профессионально, вежливо и располагает к дальнейшему общению.
Простое «здравствуйте» — это, конечно, вежливо, но немного сухо и безлико. 😕 Добавьте немного тепла и индивидуальности, используя приветствия в зависимости от времени суток: «доброе утро», «добрый день», «добрый вечер».
Например:- "Доброе утро! Компания "Х«, меня зовут Анна, чем могу быть полезна?»
- "Добрый день! Вы позвонили в компанию "Х«, у телефона Анна».
Информативность — ключ к успешному разговору 🗝️
Помните, что человек на другом конце провода может не знать, куда он попал.
Поэтому важно сразу обозначить свою компанию и, если необходимо, отдел. 🏢
Например:- "Компания "Х«, отдел маркетинга, здравствуйте!»
- "Служба поддержки клиентов компании "Х«, добрый день!»
Такое приветствие экономит время и сразу направляет разговор в нужное русло.
Кто первый? 🎩 Правила телефонного этикета
Согласно этикету, первым приветствует позвонивший. 📞 Но и отвечающий должен быть готов поддержать разговор и представиться.
Важно! Если вы переводите звонок, обязательно предупредите об этом собеседника и назовите имя человека, которому переадресуете звонок.
Например:- «Одну минуту, пожалуйста, я соединю вас с отделом логистики».
- «Я переведу ваш звонок на моего коллегу, Ивана Иванова, он занимается этим вопросом».
Короткие ответы на частые вопросы (FAQ) 📝
- Как представиться, если звоню я?
"Добрый день! Меня зовут (имя, фамилия), я звоню вам из компании (название компании)".
- Как представиться, если звонят мне?
"Компания (название компании), (имя) у телефона, здравствуйте!"
- Как начать разговор, если я не знаю имени собеседника?
«Добрый день! Подскажите, пожалуйста, с кем я могу поговорить по вопросу...?»
- Что делать, если я не расслышал имя собеседника?
«Прошу прощения, я не расслышал ваше имя. Не могли бы вы его повторить?»
- Как попрощаться по телефону?
«Всего доброго! Хорошего дня!»
- Как вежливо закончить разговор, если собеседник слишком многословен?
"Спасибо за информацию! Я все понял(а). Давайте вернемся к этому вопросу позже/завтра, хорошо?"
Заключение 🏁
Правильное приветствие и представление по телефону — это не просто формальность, а проявление уважения к собеседнику и показатель вашего профессионализма. 👍 Следуя этим простым правилам, вы сможете произвести благоприятное первое впечатление и заложить основу для успешного делового общения. 🤝
